Πολλαπλά οφέλη για τους οργανισμούς από την ψηφιοποίηση εγγράφων

Η ψηφιοποίηση των εγγράφων, αποτελεί αδιαμφισβήτητα μια σημαντική, όσο και δύσκολη απόφαση για κάθε οργανισμό, ταυτόχρονα όμως αποτελεί και το κλειδί στην προσπάθεια του για ψηφιακό μετασχηματισμό, ο οποίος είναι αναγκαίος για τον εκσυγχρονισμό του και την είσοδο στη νέα εποχή.

Σε διάφορους επαγγελματικούς κλάδους, ο οργανισμός που διαθέτει ψηφιοποιημένα έγγραφα αποκτά μεγαλύτερη ευελιξία στην καθημερινή λειτουργία του.

Τα στελέχη του μπορούν να έχουν πρόσβαση κάθε στιγμή στα αρχεία του και να βρίσκουν άμεσα κάθε αναγκαία πληροφορία. Σκεφτείτε ένα σύγχρονο δικηγορικό γραφείο που έχει ένα πλήρως ψηφιοποιημένο αρχείο των υποθέσεων του και ένα παραδοσιακό δικηγορικό γραφείο με αμέτρητα ντοσιέ με τις υποθέσεις του. Ποιο θεωρείτε ότι είναι πιο λειτουργικό σε συνθήκες έντονου φόρτου εργασίας;

Εξίσου σημαντική είναι και η μεγαλύτερη ασφάλεια που παρέχει ένα ψηφιοποιημένο αρχείο σε σχέση με το συμβατικό αρχείο που αποθηκεύεται σε ντουλάπια και φοριαμούς. Αναλογιστείτε πόσο εκτεθειμένος είναι ένας οργανισμός, τα πολύτιμα αρχεία του και τα προσωπικά δεδομένα που μπορεί να έχει στην κατοχή του σε έντυπη μορφή, απέναντι σε κακόβουλες ενέργειες (ληστεία, εμπρησμός, τρομοκρατική ενέργεια) ή ακόμα και σε μια πάντα πιθανή φυσική καταστροφή.

Αλλά ακόμα και αν εξελιχθούν όλα ομαλά σε έναν οργανισμό, χωρίς απρόοπτα στη λειτουργία του, το πέρασμα του χρόνου ή η επαναλαμβανόμενη χρησιμοποίηση ενός φυσικού εγγράφου αρκεί για να του προκαλέσει ανυπολόγιστη φθορά. Φθορά η οποία δεν θα μπορούσε να προκληθεί στο αντίστοιχο ψηφιοποιημένο έγγραφο. Ένας αιγυπτιακός πάπυρος θα μπορούσε να «ζήσει» αιώνες σε πλήρως στεγανοποιημένη ατμόσφαιρα, ενώ η ψηφιοποιημένη του μορφή θα μπορούσε να «διδάσκει» γενιές και γενιές.

Ωστόσο, η διεκπεραίωση της διαδικασίας, όσο απλή κι αν θεωρείται ή παρουσιάζεται, απαιτεί τον συνδυασμό τεχνογνωσίας, εξειδίκευσης, κατάλληλου εξοπλισμού και εγκαταστάσεων. Η ύπαρξη αυτών των παραμέτρων, βοηθάει στη διασφάλιση της ποιότητας κατά τη διαδικασία και στην αποδοτικότητα κατά την υλοποίηση της ψηφιοποίησης.

Παράλληλα όμως, εξασφαλίζει την τήρηση και εφαρμογή προτύπων και ρυθμίσεων που διέπουν την ασφάλεια των πληροφοριών, αλλά και την ορθότητα του τελικού αποτελέσματος που θα παραδοθεί στον οργανισμό για τη διεκπεραίωση των επιχειρησιακών του αναγκών.

Για να μπορέσει να ολοκληρωθεί με επιτυχία ο ψηφιακός μετασχηματισμός ενός οργανισμού, είναι αναγκαίο οι διαδικασίες της ψηφιοποίησης των εγγράφων να τηρούνται με ακρίβεια και συνέπεια.

Ορισμένες απαραίτητες διαδικασίες για την ολοκλήρωσης της ψηφιακής μετάβασης, είναι οι:

– Κατηγοριοποίηση και Προετοιμασία Εγγράφων
– Σάρωση εγγράφων

– Δεικτοδότηση (indexing) φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου
– Εξαγωγή και διαχείριση δεδομένων (Data extraction and Data Processing)
– Ποιοτικός έλεγχος όλων των εργασιών

Η τεχνογνωσία του προσωπικού, η υψηλή ποιότητα των εγκαταστάσεων, η ασφάλεια, αλλά και ο εξοπλισμός που χρησιμοποιείται αποτελούν μερικά από τα σημαντικά στοιχεία για τη δημιουργία μιας επιτυχημένης διαδικασίας ψηφιοποίησης εγγράφων.

Το προσωπικό που θα διαχειρίζεται την όλη διαδικασία είναι απαραίτητο να διαθέτει εμπειρία και κατάρτιση στον σχεδιασμό και την υλοποίηση των έργων ψηφιοποίησης, είτε αυτά αφορούν την σάρωση και επεξεργασία Ιστορικού Αρχείου είτε Νεοπαραγόμενου Αρχείου, του οποίου η ψηφιοποίηση δύναται να εκτελείται σε καθημερινή βάση.

Επιπρόσθετα, το προσωπικό στο Κέντρο Ψηφιοποίησης, συνίσταται να είναι διαχωρισμένο σε ομάδες έργου με διαφορετικά καθήκοντα, κάτι που προσφέρει ταυτόχρονα εξειδίκευση και καλύτερο αποτέλεσμα για τον οργανισμό, αλλά και ευελιξία και δυνατότητα υλοποίησης πολλαπλών έργων την ίδια στιγμή, δημιουργώντας ένα αποδοτικό μοντέλο παροχής υπηρεσιών και επιταχύνοντας τις διαδικασίες για κάθε οργανισμό.

Όπως προαναφέρθηκε, εξαιρετικά κρίσιμη είναι και η ασφάλεια των εγγράφων και όλων των δεδομένων. Για αυτό, είναι απαραίτητη η τήρηση υψηλών προτύπων ασφάλειας, τα οποία θα εξασφαλίζουν στο απόλυτο τη φυσική προστασία των πληροφοριών.

Παράλληλα, είναι πολύ σημαντικό να παρέχεται στους πελάτες η δυνατότητα με την ολοκλήρωση της ψηφιοποίησης, να διαχειρίζονται μετέπειτα το φυσικό και ηλεκτρονικό αρχείο. Οι οργανισμοί θα πρέπει να έχουν τη δυνατότητα είτε να προχωρήσουν με τη φύλαξη του φυσικού αρχείου, είτε με την άμεση εμπιστευτική καταστροφή των εγγράφων.

Το ηλεκτρονικό αρχείο θα πρέπει να δύναται να ενσωματωθεί με ασφαλή τρόπο στα διάφορα συστήματα που εφαρμόζουν οι εταιρείες ή να εισαχθεί σε κάποιο σύστημα, μέσω του οποίου οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες του Οργανισμού θα έχουν πρόσβαση σε αυτό. Η εξαγωγή δεδομένων και η ενσωμάτωσή τους σε ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών προσφέρει τη δυνατότητα δημιουργίας ηλεκτρονικών ροών εργασίας και επεξεργασίας των δεδομένων αναλύοντας τα μέσω της ευφυής πλατφόρμας που διαθέτει, προσδίδοντας πολλαπλά οφέλη στον κάθε Οργανισμό και βοηθώντας τον προς τον ψηφιακό μετασχηματισμό του.

Η επιλογή λοιπόν της κατάλληλης εταιρείας για την ψηφιοποίηση των εγγράφων κάθε Οργανισμού είναι κομβικής σημασίας για την επιτυχία του έργου.

Η Iron Mountain Hellas είναι αυτή η εταιρεία, καθώς έχει την τεχνογνωσία στον τομέα Διαχείρισης Αρχείου και Πληροφοριών και διαθέτει ένα Πρότυπο Κέντρο Ψηφιοποίησης, το οποίο λειτουργεί με μεγάλη επιτυχία την τελευταία δεκαετία, υλοποιώντας μεγάλα έργα του δημόσιου και ιδιωτικού τομέα, έχοντας ψηφιοποιήσει εκατομμύρια εικόνες μέχρι σήμερα.

Το άρθρο υπογράφει η κυρία Άντρεα Αντωνίου, Managing Director, Iron Mountain Southern Europe.
Leading Bulgaria, Cyprus, Greece, Romania.