Ο χρόνος τήρησης και διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων (βιβλίων και στοιχείων) αποτελεί πάντα ένα καίριο ζήτημα που απασχολεί επιχειρήσεις, λογιστές και δικηγόρους, ιδίως μετά τη νέα κωδικοποίηση του Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας με τον ν. 5104/2024. Πόσο καιρό είναι υποχρεωμένη η επιχείρηση να διαφυλάσσει τα βιβλία και τα στοιχεία της και ποιες οι συνέπειες από την πλημμελή εκπλήρωση της υποχρέωσης αυτής;

Το άρθρο 13 του Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας προβλέπει ότι κάθε πρόσωπο με εισόδημα από επιχειρηματική δραστηριότητα υποχρεούται να τηρεί αξιόπιστο λογιστικό σύστημα, ενώ ως προς τον χρόνο διαφύλαξης των βιβλίων και στοιχείων, προβλέπεται διαφύλαξη κατ’ ελάχιστον για διάστημα πέντε ετών από τη λήξη του φορολογικού έτους ή έως παραγραφεί το δικαίωμα έκδοσης πράξης προσδιορισμού του φόρου ή έως ότου τελεσιδικήσει η υπόθεση την οποία αφορά η απαίτηση της Φορολογικής Διοίκησης.

Καθιερώνεται, λοιπόν, ο γενικός κανόνας της πενταετούς προθεσμίας διαφύλαξης των βιβλίων και στοιχείων, πλην όμως, εισάγονται παράλληλα πολλές εξαιρέσεις με τις οποίες επιμηκύνεται η πενταετία διαφύλαξης, ως ακολούθως:

(α) Εάν, εντός του πέμπτου έτους της προθεσμίας παραγραφής, υποβάλλεται αρχική ή τροποποιητική δήλωση ή περιέρχονται σε γνώση της Φορολογικής Διοίκησης νέα στοιχεία: παράταση για περίοδο ενός έτους από τη λήξη της πενταετίας.
β) Εάν ζητηθούν πληροφορίες από χώρα της αλλοδαπής, μέχρι την παραλαβή τους και για ένα έτος από αυτήν και μόνο για το ζήτημα, στο οποίο αφορά το αίτημα παροχής πληροφοριών.
γ) Εάν ασκηθεί ενδικοφανής προσφυγή, ένδικο βοήθημα ή μέσο, για περίοδο ενός έτους μετά την έκδοση απόφασης επί της ενδικοφανούς προσφυγής ή την κοινοποίηση στη Φορολογική Διοίκηση αμετάκλητης δικαστικής απόφασης, και μόνο για το ζήτημα, το οποίο αφορά.
δ) Για όσο διάστημα διαρκεί η προθεσμία υποβολής αιτήματος Διαδικασίας Αμοιβαίου Διακανονισμού.
ε) Εάν υποβληθεί αίτηση για ακύρωση ή τροποποίηση πράξης προσδιορισμού φόρου, ή ακυρωθεί ή τροποποιηθεί τέτοια πράξη, για περίοδο ενός έτους μετά την έκδοση της πράξης ακύρωσης ή τροποποίησης και μόνο για το ζήτημα, το οποίο αφορά.
στ) Για όσο διάστημα απαιτηθεί για την εξέταση καταγγελίας ή αναφοράς που αφορά σε φορολογική υπόθεση, προσαυξημένο κατά ένα έτος από την περιέλευση στην αρμόδια ελεγκτική Υπηρεσία της σχετικής πορισματικής έκθεσης και μόνο για το ζήτημα στο οποίο αφορά, εφόσον διαπιστωθεί ότι η μη ενάσκηση του δικαιώματος για διενέργεια ελέγχου ή για έκδοση καταλογιστικής πράξης, έστω και κατά ένα μέρος, οφείλεται σε σύμπραξη του φορολογουμένου με υπάλληλο της ελεγκτικής αρχής.

(ζ) Εάν περιέλθουν σε γνώση της Φορολογικής Διοίκησης συμπληρωματικά στοιχεία κατά το τελευταίο έτος της αρχικής (πενταετούς) παραγραφής: ένα έτος παράταση.

Περαιτέρω, ο χρόνος διαφύλαξης επιμηκύνεται σε δέκα έτη εφόσον ο φορολογούμενος δεν έχει υποβάλει δήλωση ή αν μετά την πενταετία περιέλθουν σε γνώση της Φορολογικής Διοίκησης νέα στοιχεία ή πληροφορίες που δεν θα μπορούσαν να είναι σε γνώση αυτής εντός της πενταετίας.

Πενταετία και…

Από τα παραπάνω προκύπτει ότι η πενταετία δύναται να επιμηκυνθεί κατά ένα έτος ή ακόμη και σε δέκα έτη, επί τη βάσει πραγματικών περιστατικών που εκφεύγουν του πεδίου γνώσεως και είναι άγνωστα και αβέβαια στον φορολογούμενο, όπως π.χ. αν ζητηθούν πληροφορίες από αλλοδαπή χώρα ή αν έχει κατατεθεί καταγγελία για το πρόσωπό του ή αν έχουν διαβιβαστεί νέα στοιχεία μετά το πέρας της πενταετίας στη Φορολογική Διοίκηση. Στις περιπτώσεις αυτές, ο φορολογούμενος θα μπορούσε να θεωρηθεί καλόπιστος και δικαιολογημένος στην περίπτωση που δεν διαφύλαξε τα λογιστικά αρχεία για διάστημα μεγαλύτερο των πέντε ετών.

Παρόλα αυτά, καθώς το πρόστιμο που προβλέπεται στην περίπτωση μη διαφύλαξης ανέρχεται σε εκατό (15%) επί του μέσου όρου του τζίρου των τριών τελευταίων φορολογικών ετών, προτείνεται ο φορολογούμενος να αξιολογεί μεμονωμένα την κάθε περίπτωση και να λαμβάνει επαγγελματική καθοδήγηση με σκοπό την ορθή φορολογική του συμμόρφωση.