Printing solutions: Πώς να μειώσεις το κόστος εκτυπώσεων στο γραφείο

Είναι αλήθεια πως τα τελευταία χρόνια το home office αρχίζει να καθιερώνεται και στην Ελλάδα. Έτσι πλέον, ένα μικρό γραφείο στο σπίτι καλείται να λειτουργήσει ‘όσο πιο κοντά μπορεί σε κανονικό επαγγελματικό χώρο. Ανάλογα φυσικά και με το επάγγελμα, αλλάζουν και οι ανάγκες εκτύπωσης. Άλλος τυπώνει συμβάσεις, τιμολόγια και έγγραφα για πελάτες, άλλος παρουσιάσεις, σημειώσεις ή πρόχειρα prints για την καθημερινή δουλειά του. Το αποτέλεσμα όμως είναι συνήθως το ίδιο. Ο εκτυπωτής αρχίζει να δουλεύει πολύ περισσότερο απ’ όσο περίμενες όταν τον αγόραζες.

Το πρόβλημα εδώ είναι ότι η εκτύπωση μοιάζει φθηνή μόνο μέχρι να αρχίσεις να υπολογίζεις πραγματικά το κόστος της. Μελάνια που τελειώνουν γρήγορα, toner που θέλουν αλλαγή, χαρτί που εξαφανίζεται μέσα στην εβδομάδα και εκτυπώσεις που γίνονται διπλές επειδή κάτι βγήκε λάθος. Η οικονομική εκτύπωση λοιπόν δεν είναι θέμα τύχης. Είναι θέμα σωστής διαχείρισης.

Και ευτυχώς, υπάρχουν αρκετά πράγματα που μπορείς να κάνεις ώστε να μειώσεις αισθητά το κόστος χωρίς να καταλήξεις να δουλεύεις με κακής ποιότητας εκτυπώσεις ή με έναν εκτυπωτή που σε εκνευρίζει καθημερινά.

Το μεγαλύτερο λάθος γίνεται πριν καν πατήσεις εκτύπωση

Πολλές φορές το κόστος ξεκινά από τον τρόπο που εκτυπώνουμε και όχι από τον ίδιο τον εκτυπωτή. Στο σπίτι ειδικά, αρκετοί πατούν εκτύπωση χωρίς δεύτερη σκέψη. Δεν κοιτούν ρυθμίσεις, δεν κάνουν προεπισκόπηση, δεν ελέγχουν αν χρειάζεται πραγματικά έγχρωμη εκτύπωση ή αν μπορούν να γλιτώσουν χαρτί. Τι συμβαίνει; Μέσα σε λίγες εβδομάδες, έχεις καταναλώσει πολύ περισσότερα αναλώσιμα απ’ όσα θα έπρεπε.

Η οικονομική εκτύπωση ξεκινά από τις μικρές συνήθειες. Από το αν θα κάνεις preview πριν εκτυπώσεις. Από το αν θα τυπώσεις μόνο τις σελίδες που χρειάζεσαι. Από το αν θα αποφύγεις να εκτυπώσεις ένα τεράστιο έγχρωμο λογότυπο για ένα εσωτερικό έγγραφο που θα δεις μόνο εσύ. Μπορεί να ακούγονται μικρές λεπτομέρειες, αλλά στην πράξη κάνουν πολύ μεγαλύτερη διαφορά απ’ όσο νομίζεις.

Eco mode και draft mode

Οι περισσότεροι σύγχρονοι εκτυπωτές και πολυμηχανήματα διαθέτουν draft mode ή eco mode. Και παρ’ όλα αυτά, ελάχιστοι το χρησιμοποιούν πραγματικά.

Για καθημερινές εκτυπώσεις, πρόχειρα έγγραφα, σημειώσεις ή εσωτερική χρήση, δεν χρειάζεσαι πάντα κορυφαία ποιότητα εκτύπωσης. Η λειτουργία draft χρησιμοποιεί λιγότερο μελάνι και μπορεί να μειώσει σημαντικά την κατανάλωση σε βάθος χρόνου.

Το ίδιο ισχύει και για την ποιότητα εκτύπωσης. Δεν χρειάζεται κάθε αρχείο να τυπώνεται στη μέγιστη ανάλυση. Αν κρατήσεις τις υψηλές ρυθμίσεις μόνο για παρουσιάσεις ή σημαντικά έγγραφα, θα δεις αρκετά πιο λογική κατανάλωση.

Ειδικά στο home office, όπου ο εκτυπωτής λειτουργεί σχεδόν καθημερινά, αυτές οι μικρές αλλαγές μπορούν να κάνουν αισθητή διαφορά στον μήνα.

Η διπλή όψη μειώνει άμεσα το κόστος

Η αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης είναι από τα χαρακτηριστικά που πολλοί υποτιμούν μέχρι να τη συνηθίσουν. Από τη στιγμή όμως που θα αρχίσεις να τη χρησιμοποιείς σωστά, δύσκολα επιστρέφεις πίσω.

Δεν μειώνει μόνο την κατανάλωση χαρτιού. Βελτιώνει και την οργάνωση των εγγράφων, ειδικά όταν δουλεύεις με πολλά φύλλα, σημειώσεις ή reports. Για home office χρήση, όπου κάθε μικρό λειτουργικό κόστος αρχίζει να μετράει μέσα στον χρόνο, το duplex printing είναι πραγματικά χρήσιμο. Και το σημαντικότερο; Δεν χρειάζεται καν να το σκέφτεσαι κάθε φορά. Αρκεί να το ορίσεις ως προεπιλογή στις ρυθμίσεις του εκτυπωτή σου.

Προσοχή στα μελάνια και στα toner

Εδώ είναι που συνήθως που έρχεται το πραγματικό κόστος. Γιατί άλλο η αγορά του εκτυπωτή και άλλο η χρήση του στην πράξη.

Τα γνήσια μελάνια και toner προσφέρουν σταθερή ποιότητα και μεγαλύτερη ασφάλεια για τη συσκευή. Από την άλλη όμως, σε αρκετές περιπτώσεις υπάρχουν και ποιοτικά συμβατά αναλώσιμα που μπορούν να μειώσουν αισθητά το κόστος της εκτύπωσης χωρίς να καταστρέψουν το αποτέλεσμα.

Το σημαντικό είναι να μην αγοράζεις τυχαία το πιο φθηνό αναλώσιμο που θα βρεις online. Ένα κακής ποιότητας toner ή cartridge μπορεί να οδηγήσει σε κακές εκτυπώσεις, διαρροές ή ακόμη και προβλήματα στον εκτυπωτή.

Αν τυπώνεις συχνά, αξίζει επίσης να κοιτάξεις XL cartridges ή toner μεγαλύτερης χωρητικότητας. Το αρχικό κόστος είναι υψηλότερο, αλλά το κόστος ανά σελίδα πέφτει αρκετά σε βάθος χρόνου.

Cloud printing και mobile printing

Το home office δεν λειτουργεί πλέον γύρω από έναν σταθερό υπολογιστή. Άλλοτε δουλεύεις από laptop, άλλοτε από tablet, άλλοτε από το κινητό σου στον καναπέ.

Γι’ αυτό και οι δυνατότητες mobile printing και cloud printing έχουν γίνει πλέον πολύ σημαντικές. Η δυνατότητα να εκτυπώνεις γρήγορα από smartphone ή να στέλνεις αρχεία κατευθείαν από cloud υπηρεσίες όπως Google Drive ή Dropbox κάνει τη διαδικασία πολύ πιο άμεση και πρακτική.

Και κυρίως, μειώνει τα λάθη, τις διπλές εκτυπώσεις και τα “πού το αποθήκευσα αυτό τώρα;”. Πράγματα που τελικά μεταφράζονται και σε χαμένο χρόνο και σε χαμένα αναλώσιμα.

Μην αμελείς τη συντήρηση

Ένας εκτυπωτής που δεν συντηρείται σωστά συνήθως αρχίζει να… τρώει περισσότερο μελάνι και να βγάζει χειρότερο αποτέλεσμα.

Καθαρισμός κεφαλών, σωστά drivers, ενημερωμένο software και βασική καθαριότητα βοηθούν σημαντικά ώστε το μηχάνημα να λειτουργεί σωστά και οικονομικά. Ειδικά σε home office περιβάλλον, όπου ο εκτυπωτής συχνά μένει δίπλα σε παράθυρα, σκόνη ή υγρασία, η φροντίδα του παίζει μεγαλύτερο ρόλο απ’ όσο φαίνεται.

Στο τέλος της ημέρας όμως, υπάρχει κάτι ακόμη πιο σημαντικό από όλες τις ρυθμίσεις και τα tips. Ο σωστός εκτυπωτής ή πολυμηχάνημα για τις πραγματικές σου ανάγκες. Γιατί άλλο να τυπώνεις λίγες σελίδες τον μήνα και άλλο να λειτουργείς σχεδόν σαν μικρό γραφείο μέσα από το σπίτι. Εκεί είναι που η σωστή επιλογή συσκευής καθορίζει αν η εκτύπωση θα παραμείνει πραγματικά οικονομική ή αν θα αρχίσει να μετατρέπεται σε μόνιμο έξοδο.

Καλές και… πιο οικονομικές εκτυπώσεις!