Η αναβάθμιση του πληροφοριακού συστήματος «Εργάνη ΙΙ» φέρνει μια σειρά από αλλαγές που επηρεάζουν άμεσα τον τρόπο λειτουργίας των επιχειρήσεων αλλά και την καθημερινή ενημέρωση των εργαζομένων.

Με τη δημιουργία του Ergani app και την επέκταση των δυνατοτήτων του MyErgani, εισάγονται εργαλεία που στοχεύουν στη μείωση γραφειοκρατίας, στον περιορισμό του διοικητικού κόστους και στη διασφάλιση μεγαλύτερης διαφάνειας στις εργασιακές σχέσεις, σύμφωνα με την υπουργό Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης Νίκη Κεραμέως.

1

Ergani app: Ένα «φορητό γραφείο» για τους εργοδότες

Η νέα εφαρμογή, διαθέσιμη δωρεάν για κινητές συσκευές, λειτουργεί ως ψηφιακό εργαλείο που δίνει στους εργοδότες τη δυνατότητα να υποβάλλουν, να αναρτούν και να τροποποιούν δηλώσεις σε πραγματικό χρόνο. Η πρόσβαση γίνεται με τους προσωπικούς κωδικούς του Εργάνη ΙΙ και καταργεί την ανάγκη φυσικής παρουσίας ή την προσφυγή σε πολύπλοκες διαδικασίες.

Η διευκόλυνση αυτή αναμένεται να έχει ιδιαίτερη αξία για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, που δεν διαθέτουν οργανωμένα λογιστήρια. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η διαχείριση γραφειοκρατικών υποχρεώσεων συνεπάγεται είτε αυξημένο λειτουργικό κόστος μέσω εξωτερικών συνεργατών είτε σημαντική απώλεια χρόνου από τους ίδιους τους εργοδότες. Με το app, οι ενέργειες γίνονται απευθείας από το κινητό ή το tablet, μειώνοντας διοικητικά βάρη και λειτουργικά έξοδα.

«Ταχεία Πρόσληψη» για κλάδους με αυξημένες ανάγκες

Για επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε τομείς με έντονη εποχικότητα ή με συχνές έκτακτες ανάγκες προσωπικού, όπως η εστίαση, ο τουρισμός και το λιανεμπόριο, εισάγεται η λειτουργία «Ταχεία Πρόσληψη».

Μέσω αυτής, ο εργοδότης μπορεί να καλύπτει ανάγκες έως δύο ημέρες την εβδομάδα, καταχωρώντας τους ουσιώδεις όρους απασχόλησης στην ειδική πλατφόρμα. Ο εργαζόμενος λαμβάνει σχετική ειδοποίηση στο MyErgani και καλείται να αποδεχθεί τη σύμβαση, ενώ με την ίδια διαδικασία θα δηλώνονται και τυχόν τροποποιήσεις. Η δυνατότητα αυτή διευκολύνει σημαντικά επιχειρήσεις που μέχρι σήμερα έρχονταν αντιμέτωπες με χρονοβόρες και δυσανάλογες διαδικασίες για προσλήψεις μικρής διάρκειας.

Αναβαθμισμένο MyErgani: το «ψηφιακό αρχείο καριέρας»

Στην πλευρά των εργαζομένων, το MyErgani αποκτά ενισχυμένο ρόλο. Η εφαρμογή συγκεντρώνει πλέον όλα τα δεδομένα που δηλώνονται στο Εργάνη ΙΙ, προσφέροντας στον εργαζόμενο μια πλήρη εικόνα της εργασιακής του σχέσης.

Κάθε νέα καταχώριση, όπως πρόσληψη, αλλαγή ωραρίου ή τροποποίηση όρων σύμβασης, αποστέλλεται άμεσα ως ειδοποίηση στον εργαζόμενο. Έτσι, δημιουργείται ένα «ψηφιακό αρχείο καριέρας» που μπορεί να αξιοποιηθεί τόσο για την παρακολούθηση της επαγγελματικής πορείας όσο και ως μέσο διασφάλισης της έγκαιρης ενημέρωσης.

Απλούστευση διαδικασιών πρόσληψης

Ένα από τα πιο σημαντικά βήματα είναι η απλοποίηση της διαδικασίας αναγγελίας πρόσληψης. Μέχρι σήμερα, οι εργοδότες όφειλαν να υποβάλουν σειρά εγγράφων: ατομικές συμβάσεις, τροποποιήσεις τους, ετήσιο πίνακα προσωπικού. Με το νέο καθεστώς, όλα αυτά αντικαθίστανται από μια ενιαία ψηφιακή αναγγελία έναρξης εργασίας.

Η αποδοχή της γίνεται από τον εργαζόμενο μέσω MyErgani, με ηλεκτρονική ή –για όσους δεν είναι εξοικειωμένοι με την τεχνολογία– με παραδοσιακή υπογραφή. Έτσι μειώνεται δραστικά ο όγκος των εγγράφων, καταργούνται οι πολλαπλές δηλώσεις και περιορίζεται το διοικητικό κόστος.

Οικονομικό αποτύπωμα

Η κατάργηση πολλών εντύπων και δηλώσεων σημαίνει μείωση του κόστους συμμόρφωσης για τις επιχειρήσεις. Σύμφωνα με μελέτες, οι γραφειοκρατικές υποχρεώσεις μπορούν να απορροφούν έως και 5–7% του κύκλου εργασιών μικρομεσαίων επιχειρήσεων, μέσω αμοιβών σε λογιστές, χαμένου χρόνου και καθυστερήσεων.

Με τη μετάβαση σε μια πιο ψηφιακή πλατφόρμα, η εξοικονόμηση χρόνου και πόρων αναμένεται να είναι αισθητή. Για παράδειγμα, η δυνατότητα «Ταχείας Πρόσληψης» μειώνει το διοικητικό κόστος για κλάδους με έντονη κινητικότητα προσωπικού, όπου οι προσλήψεις μικρής διάρκειας ήταν δυσανάλογα δαπανηρές ως προς τη γραφειοκρατία που απαιτούσαν.

Αντίστοιχα, το MyErgani περιορίζει την ανάγκη του εργαζομένου να απευθύνεται στον εργοδότη ή στο λογιστήριο για πληροφορίες, προσφέροντας συγκεντρωμένα τα στοιχεία της εργασιακής του σχέσης. Αυτό αυξάνει τη διαφάνεια και μειώνει τις πιθανότητες λαθών ή παραλείψεων.

Ενστάσεις και ανησυχίες

Παρά τα πλεονεκτήματα, οι συνδικαλιστικοί φορείς έχουν εκφράσει επιφυλάξεις. Τονίζουν ότι δεν είναι όλοι οι εργαζόμενοι εξοικειωμένοι με τις ψηφιακές τεχνολογίες και υπάρχει κίνδυνος κάποιοι να μείνουν χωρίς ουσιαστική ενημέρωση.

Επιπλέον, εγείρονται ερωτήματα για την προστασία προσωπικών δεδομένων. Οι εκπρόσωποι των εργαζομένων ζητούν σαφείς εγγυήσεις ώστε τα δεδομένα να χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για τον σκοπό της καταγραφής των εργασιακών σχέσεων, χωρίς δευτερογενείς χρήσεις.