Σχεδιάζοντας για το αναπάντεχο – Πώς προετοιμάζεις την επιχείρησή σου χωρίς άγχος

Ο στρατηγικός σχεδιασμός μιας επιχείρησης δεν αφορά μόνο την επίτευξη στόχων, αλλά και την ετοιμότητα. Είναι και η σκέψη γύρω από το «κι αν;»: Κι αν αλλάξει κάτι απότομα; Κι αν κάτι δεν πάει όπως είχες προγραμματίσει; Κι αν προκύψει κάτι που δεν εξαρτάται από εσένα;

Από μια απρόβλεπτη βλάβη, ένα ακραίο φυσικό φαινόμενο, ένα μέλος της ομάδας που απουσιάζει ξαφνικά μέχρι μια αλλαγή στο ρυθμιστικό περιβάλλον, τα σενάρια είναι πολλά, αλλά δεν χρειάζεται να είναι πηγή ανασφάλειας. Το ζητούμενο δεν είναι ένας επιχειρηματίας να έχει προβλέψει τα πάντα, αλλά να είναι σε θέση να ανταποκριθεί με ψυχραιμία. Ποια είναι, λοιπόν, τα βασικά χαρακτηριστικά ενός ρεαλιστικού σχεδίου ετοιμότητας που θα κρατήσει την επιχείρησή σου σε λειτουργία, ακόμα κι αν τίποτα δεν πάει όπως θα ήθελες;

Όταν η σταθερότητα είναι θέμα οργάνωσης

Πολλές επιχειρήσεις λειτουργούν χωρίς συγκεκριμένη δομή, βασιζόμενες στην ευελιξία και την καθημερινή εμπειρία. Όμως, όταν το αναπάντεχο συμβεί, γιατί οι πιθανότητες είναι υπαρκτές, η έλλειψη μιας βασικής οργάνωσης αποτελεί πρόβλημα. Η καταγραφή ρόλων, διαδικασιών και αρμοδιοτήτων δεν είναι τυπική γραφειοκρατία, αλλά το πλαίσιο που επιτρέπει στη λειτουργία μιας επιχείρησης να συνεχίσει απρόσκοπτα. Για παράδειγμα, μια μικρή εμπορική επιχείρηση που διαθέτει καταγεγραμμένη διαδικασία για τις παραλαβές, επικοινωνία με προμηθευτές, αποστολή τιμολογίων κ.ο.κ., μπορεί να καλύψει ένα κενό χωρίς να χαθεί πολύτιμος χρόνος στην περίπτωση που ένας προμηθευτής καθυστερήσει ή ένας βασικός υπάλληλος απουσιάσει. Δεν χρειάζονται ειδικά εργαλεία, αρκεί ένας κοινόχρηστος φάκελος με μερικά βασικά έγγραφα και καταγεγραμμένες καθημερινές συνήθειες.

Το προσωπικό σου Plan B – κι ας μην χρειαστεί

Ένα από τα πιο αποδοτικά εργαλεία μιας ανθεκτικής επιχείρησης είναι το εσωτερικό της σχέδιο έκτακτης ανάγκης. Αυτό μπορεί να διαμορφωθεί διαφορετικά για κάθε επιχείρηση, όμως η λογική παραμένει η ίδια: ποια είναι τα τρία κρίσιμα σημεία που αν καταρρεύσουν, θα διακοπεί η λειτουργία της επιχείρησης; Και ποια είναι η εναλλακτική για κάθε ένα από αυτά;

Ένα απλό παράδειγμα: Ένα μικρό δημιουργικό γραφείο που βασίζεται σε ένα σταθερό υπολογιστή για τη δουλειά, μπορεί να κρατά έναν βασικό φορητό υπολογιστή ενημερωμένο και συνδεδεμένο με τα αρχεία που ανεβαίνουν σε online υπηρεσία αποθήκευσης. Αν προκύψει βλάβη ή απώλεια πρόσβασης στον κεντρικό υπολογιστή, η δουλειά μπορεί να συνεχιστεί άμεσα, μέχρι να επισκευαστεί ή αντικατασταθεί. Αν η επιχείρηση βασίζεται σε μια συγκεκριμένη εταιρεία ταχυμεταφορών για αποστολές, η ύπαρξη έτοιμου λογαριασμού σε δεύτερη πλατφόρμα μπορεί να γλιτώσει πολύτιμο χρόνο σε περιόδους αιχμής. Ακόμη και η προνοητική διατήρηση προκαθορισμένων μηνυμάτων για έκτακτες καταστάσεις (όπως ενημερώσεις σε πελάτες ή προμηθευτές) μπορεί να μειώσει το άγχος όταν τα πράγματα δεν πάνε όπως συνήθως.

Το “Plan B” δεν είναι ένα σενάριο πανικού. Είναι απλώς ένα προσχέδιο που δημιουργείται με καθαρό μυαλό, όταν τα πράγματα λειτουργούν καλά, ώστε να μη χρειαστεί να βρεις λύση όταν βρίσκεσαι μέσα στο πρόβλημα.

Πόση ρευστότητα είναι αρκετή;

Μια επιχείρηση που δεν διαθέτει ένα μικρό «μαξιλάρι» ρευστότητας λειτουργεί συχνά σαν να βαδίζει πάνω σε τεντωμένο σκοινί. Μπορεί να μην απασχολεί όσο όλα κυλούν ομαλά, αλλά όταν προκύψει το απρόοπτο, η έλλειψη πόρων γίνεται η μεγαλύτερη πρόκληση.

Αυτό δεν σημαίνει ότι χρειάζεται μεγάλο αποθεματικό — ούτε ότι κάθε επιχείρηση μπορεί να το δημιουργήσει άμεσα. Ωστόσο, η καταγραφή των σταθερών μηνιαίων εξόδων (όπως ενοίκιο, βασική μισθοδοσία, πάγια λειτουργικά), η προτεραιοποίησή τους και η προσωρινή αναστολή δευτερευουσών δαπανών, όπως νέος εξοπλισμός ή ανακαινίσεις, είναι βήματα με ουσία.

Για παράδειγμα, μια μικρομεσαία επιχείρηση με δύο υπαλλήλους, μίσθωμα επαγγελματικού χώρου και βασικά λειτουργικά έξοδα, ενδέχεται χρειάζεται 8.000–10.000 ευρώ για να καλύψει τον βασικό της λειτουργικό κορμό για έναν μήνα. Αν καταφέρει να εξασφαλίσει ένα ελάχιστο απόθεμα αντίστοιχο 3-4 μηνών, θα έχει πολύτιμο χρόνο προσαρμογής σε περίπτωση διακοπής της ρευστότητας ή κάποιας έκτακτης κρίσης.

Η πρόβλεψη που σου δίνει χρόνο, όχι άγχος

Όσο καλά κι αν προγραμματίζει μια επιχείρηση, πάντα θα υπάρχουν μεταβλητές που δεν μπορεί να ελέγξει. Από μια ξαφνική βλάβη λόγω μιας έντονης κακοκαιρίας ή ακόμα και ένα ατύχημα στον χώρο εργασίας, τα γεγονότα αυτά δεν είναι πια τόσο σπάνια- και τις περισσότερες φορές συμβαίνουν όταν δεν σε βολεύει.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, η ασφάλιση δεν είναι ένα επιπλέον κόστος, αλλά ένα λειτουργικό εργαλείο. Ένα είδος πρόβλεψης που μετατρέπει το απρόοπτο σε κάτι το διαχειρίσιμο. Δεν αποτρέπει την κρίση, αλλά αποτρέπει την παράλυση της επιχείρησης.

Το My Business First από τη Eurolife FFH, που προσφέρεται από την Eurobank, σχεδιάστηκε για να προσφέρει αυτήν την ισορροπημένη και πρακτική απάντηση στο πρόβλημα. Πρόκειται για ένα ευέλικτο και ολοκληρωμένο ασφαλιστικό πρόγραμμα, στη βάση του οποίου περιλαμβάνονται 14 καλύψεις, για φυσικές καταστροφές όπως πλημμύρες, πυρκαγιές και σεισμούς, σχεδιασμένο να προσαρμόζεται στις ανάγκες, το μέγεθος και τις ιδιαιτερότητες κάθε επαγγελματία.

Προσφέρει δυνατότητα επιλογής επιμέρους καλύψεων, όπως μηδενική απαλλαγή σε επιλεγμένες περιπτώσεις – μια καινοτομία για την κατηγορία των μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων από τη Eurolife FFH – καθώς και κάλυψη αστικής ευθύνης και νομικής προστασίας. Δεν είναι απλώς μια ακόμη ασφαλιστική λύση, αλλά μέρος μιας ευρύτερης στρατηγικής που επιτρέπει στην επιχείρηση να παραμένει λειτουργική, ακόμα και όταν οι συνθήκες αλλάζουν.

Γιατί τελικά, το καλύτερο «κι αν;» είναι αυτό που έχεις ήδη υπολογίσει.

Διαβάστε επίσης:

Ryanair κατά Φον ντερ Λάιεν: «Να παραιτηθεί αν δεν μπορεί να προστατέψει τα αεροπορικά ταξίδια στην ΕΕ»

Will Somerindyke: Ο πρώην έμπορος όπλων που θέλει να γίνει ο Elon Musk της αμυντικής βιομηχανίας

Samsung: Καταρρέουν τα λειτουργικά κέρδη του β’ τριμήνου – Χάνει την πρωτιά στην αγορά ΑΙ