Think Tanks

Γιατί μία CEO αποφάσισε να μειώσει την εργασιακή εβδομάδα σε 4 μέρες


«Ήταν η χειρότερη μισή ώρα της ζωής μου», δήλωσε η Margaret Cox.

Η Cox, η διευθύντρια του ομίλου ICE, μιας εταιρείας προσλήψεων που εδρεύει στο Galway της Ιρλανδίας, θυμάται τη στιγμή τον Μάιο του 2019, όταν ανακοίνωσε στην εταιρεία της ότι θα προχωρήσει σε τετραήμερη εβδομάδα. Στο άκουσμα των νέων υπήρξε «απόλυτη σιωπή», είπε η Cox.

Μόνο αργότερα, μετά από μερικά φλιτζάνια τσαγιού, άρχισαν οι ερωτήσεις. Αποδείχθηκε ότι περισσότεροι από το προσωπικό νόμιζαν ότι η ανακοίνωση – η οποία είχε προετοιμαστεί κρυφά από την Cox, τον συν-διευθυντή της Felim McDonnell, και μια μικρή, επιλεγμένη επιτροπή – ήταν κάποιο αστείο.

Δεν ήταν αστείο. Η Cox, που πέρασε 10 χρόνια ως γερουσιάστρια στην Ιρλανδία και συνεργάζεται με τον όμιλο ICE για περισσότερες από τρεις δεκαετίες, άρχισε να μιλάει με τον McDonnell μήνες νωρίτερα για το αν μια εβδομάδα τεσσάρων ημερών – στην οποία οι ώρες θα μειώνονταν κατά 20% αλλά οι μισθοί, τα επιδόματα διακοπών και άλλα οφέλη θα παρέμεναν τα ίδια – θα μπορούσαν να αποδώσουν στην ICE.

Είχαν ακούσει για άλλες εταιρείες που δοκιμάζουν το μοντέλο, όπως η Perpetual Guardian της Νέας Ζηλανδίας, που προχώρησε σε εβδομάδα τεσσάρων ημερών τον Νοέμβριο του 2018 μετά από μια δοκιμή που βασίστηκε σε έρευνες (ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης, Andrew Barnes, έχει γίνει από τότε κατά κάποιον τρόπο διεθνής ευαγγελιστής της ιδέας). Και είχαν ακούσει για τα υποτιθέμενα οφέλη: ευτυχείς, πιο πιστοί εργαζόμενοι, χαμηλότερος φόρτος εργασίας και αυξημένη αποτελεσματικότητα.

Παρόλα αυτά, η αρχική συζήτηση δεν ήταν τόσο σοβαρή, είπε η Cox. Αλλά κάτι σχετικά με την ιδέα της κόλλησε.

Η Cox και ο McDonnell συνέστησαν μια μικρή ομάδα εργασίας ώστε να συνεδριάζει για μισή ώρα κάθε μέρα και να εργαστεί για όλα τα πιθανά προβλήματα (ο McDonnell κάποια στιγμή τη χαρακτήριζε «επιτροπή απαισιόδοξων», αφού το μόνο που έκανε ήταν να παρουσιάζει τη μία ανησυχία μετά την άλλη). Μετά από έξι εβδομάδες ημερήσιου προγραμματισμού, τα μέλη της ομάδας αισθάνονταν ότι ήταν σε θέση να το δοκιμάσουν. Η Cox το ανακοίνωσε στο προσωπικό της στα μέσα Μαΐου, με ισχύ από τον Ιούλιο του 2019.

Περίπου 13 εβδομάδες μετά, είναι εμφατική: Το προσωπικό της επιχείρησης με πλήρη απασχόληση (άνω των 50 ατόμων) στην Ιρλανδία είναι «ενθουσιασμένο», οι διαδικασίες είναι πιο αποτελεσματικές και βασικοί δείκτες απόδοσης που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση της εργασίας (όπως πωλήσεις, ο αριθμός ανθρώπων που στέλνει η εταιρεία σε θέσεις εργασίας, το ποσοστό των κλήσεων που επιστρέφονται εντός συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος) τηρούνται και σε ορισμένες περιπτώσεις υπερβαίνουν τα στοιχεία σε σύγκριση με τότε που εργάζονταν για πέντε ημέρες.

«Μπορώ να σας το περιγράψω μόνο σαν αυτό το αίσθημα την εβδομάδα των τραπεζικών αργιών» ανέφερε η Cox, αναφερόμενη στα τριήμερα που συμβαίνουν όταν οι αργίες δίνουν στους Βρετανούς εργαζόμενους μια Δευτέρα ή Παρασκευή μακριά (το προσωπικό της ICE εργάζεται είτε Δευτέρα-Πέμπτη είτε Τρίτη-Παρασκευή, δηλαδή όλα τα Σαββατοκύριακά τους είναι τριών ημερών, σε αντίθεση με την Perpetual Guardian, η οποία αφήνει την κατανομή του χρόνου στην ευχέρια των ομάδων).

Η ICE υπερηφανεύεται ότι αλλάζει ζωές προς το καλύτερο, βρίσκοντας θέσεις εργασίας στους ανθρώπους, είπε η Cox. Αλλά «αυτή ήταν μια ευκαιρία για εμάς να αλλάξουμε τη ζωή των υπαλλήλων μας».

Κόλπα για την παραγωγικότητα όταν μειώνονται οι ώρες

Η Cox ελπίζει ότι το θετικό συναίσθημα θα διατηρήσει το κίνητρο του προσωπικού ώστε να διασφαλιστεί ότι η παραγωγικότητα δεν θα μειωθεί. Για να βοηθήσει, η εταιρεία άλλαξε τον τρόπο με τον οποίο το προσωπικό της, με έδρα το Galway, το Δουβλίνο, το Sligo και το Limerick, συμπεριφέρεται σε καθημερινό επίπεδο.

Η εταιρεία έχει επενδύσει σε νέες τεχνολογίες που έχουν κάνει τις διαδικασίες πιο εξορθολογισμένες. Αλλά παράλληλα, «οι συνήθειες των ανθρώπων αλλάζουν» για να επιτρέψουν μεγαλύτερη συγκέντρωση, είπε η Cox. Το προσωπικό λαμβάνει λιγότερα ad hoc διαλείμματα, δεν «ελέγχει το Facebook κάθε 15 λεπτά» και κρατά τα τηλέφωνά μακριά.

Αυτό είναι μέρος ενός κανονισμού που η εταιρεία έχει θεσπίσει για να ενθαρρύνει τους συναδέλφους να σεβαστούν ο ένας το έργο του άλλου. Οι βάρδιες στην ICE περιλαμβάνουν κλιμακωτούς χρόνους έναρξης και η Cox δήλωσε ότι υπάρχουν τώρα κατευθυντήριες γραμμές που αποθαρρύνουν τους ανθρώπους που ξεκινούν στις 8:30 π.μ. να διακόπτουν αυτούς που ξεκίνησαν στις 8 π.μ. κ.ο.κ.

Τα μίτινγκ έχουν αλλάξει επίσης. Κάθε συνάντηση έχει μια ατζέντα με χρονικά όρια για κάθε θέμα και οι συμμετέχοντες πρέπει να προσέλθουν εγκαίρως, αλλιώς υπάρχει κίνδυνος να τους ζητηθεί να φύγουν. Η εταιρεία εισήγαγε επίσης εβδομαδιαίες συναντήσεις στα όρθια για 30 λεπτά, ειδικά για άτομα που έχουν κολλήσει σε μια εργασία για να ζητήσουν βοήθεια. Η ιδέα είναι ότι εάν υπάρχει ένας χρόνος ενσωματωμένος στην εβδομάδα για να επιλυθούν μέσω διαλόγου προβλήματα, οι άνθρωποι που χρειάζονται βοήθεια δεν θα καταφύγουν σε αναζήτηση συναδέλφων, αποσπώντας τους έτσι από τα projects στα οποία εργάζονται. Στην ιδανική περίπτωση, σημαίνει επίσης ότι το άτομο που έχει ανάγκη βοήθειας δεν θα χάσει χρόνο για ένα δύσκολο ζήτημα, αλλά θα το κρατήσει στην άκρη, γνωρίζοντας ότι έχει διατεθεί χρόνος για την αντιμετώπισή του.

Η μη επιστροφή στους παλιούς κανόνες είναι η μεγαλύτερη πρόκληση, είπε η Cox.

Εν τω μεταξύ, το προσωπικό της ICE χρησιμοποιεί τον αυξημένο ελεύθερο χρόνο του με διάφορους τρόπους. Μέχρι στιγμής, δύο άτομα επέστρεψαν στο κολέγιο για να σπουδάσουν part time και αρκετοί γονείς αναφέρουν ότι περνούν περισσότερο χρόνο με τα παιδιά τους. Άλλοι κάνουν περισσότερο αυτά που αγαπούν, όπως να παίζουν γκολφ, ενώ κάποιοι έχουν την ευκαιρία να ταξιδέψουν (η Cox, η οποία παραδέχεται ότι έχει εργαστεί μόνο «μερικές» τετραήμερες εβδομάδες μέχρι σήμερα, έχει χρησιμοποιήσει επιπλέον ημέρες για να εξερευνήσει τις ακτές της Ιρλανδίας).

Τέσσερις ημέρες σε όλο τον κόσμο

Η ICE είναι πρωτοπόρος στην Ιρλανδία, αλλά οι συνδικαλιστικές οργανώσεις και άλλες ομάδες πιέζουν τους εργοδότες στη χώρα να δοκιμάσουν την ιδέα. Η Forsa, ένα από τα μεγαλύτερα συνδικάτα της Ιρλανδίας, δήλωσε ότι ελπίζει πως μια τετραήμερη δομή θα μπορούσε να βοηθήσει στην αλλαγή της κουλτούρας γύρω από τα εκτεταμένα ωράρια εργασίας και στη στήριξη της απασχόλησης εν όψει των τεχνολογικών αλλαγών. Οργάνωσε πρόσφατα εκδηλώσεις στο Δουβλίνο για να επιστήσει την προσοχή στην ιδέα των τεσσάρων ημερών. Ο Barnes της Perpetual Guardian ταξίδεψε από τη Νέα Ζηλανδία για να λάβει μέρος στην εκστρατεία της 4ήμερης εβδομάδας της Ιρλανδίας, ενώ η Cox έκανε ένα ταξίδι 200 ​​χλμ. από το Galway για την περίσταση.

Οι συνδικαλιστικές οργανώσεις του Ηνωμένου Βασιλείου κάνουν παρόμοιες εκκλήσεις για σύντομες εβδομάδες εργασίας. Τον περασμένο μήνα, το κύριο κόμμα της αντιπολίτευσης του Ηνωμένου Βασιλείου, οι Εργατικοί, δήλωσαν ότι θα φέρουν την  τετραήμερη εβδομάδα σε ολόκληρη τη χώρα εάν εκλεγούν, αν και παραμένει ασαφές πώς θα εφαρμοστεί στην πράξη η πρόταση. Ο Ντμίτρι Μεντβέντεφ, πρωθυπουργός της Ρωσίας, συζητά σοβαρά για τη μετάβαση σε μια εβδομάδα τεσσάρων ημερών, με στόχο την αντιμετώπιση των ποσοστών ανεργίας, της εξάντλησης και της κούρασης.

Ο Barnes, του οποίου τα πειράματα στη Νέα Ζηλανδία έχουν, όπως είπε, πυροδοτήσει χιλιάδες έρευνες από 76 χώρες, λέει ότι ο σωστός τρόπος για να επιτευχθεί αλλαγή δεν είναι από πάνω προς τα κάτω. Αντιθετα, οι επιχειρήσεις πρέπει να δοκιμάσουν ειδικές τετραήμερες εβδομάδες προσαρμοσμένες στη βιομηχανία τους, είπε.

Το μοντέλο της Perpetual Guardian περιλαμβάνει τη μέτρηση της παραγωγικότητας που επιτυγχάνεται σε πέντε ημέρες και τη συγκριτική αξιολόγηση έναντι αυτού του προτύπου, επιτρέποντας έτσι σε ομάδες και άτομα να βρουν τρόπους να φτάσουν εκεί στο 80% του χρόνου. Αν τα καταφέρουν, εξασφαλίζουν μια μέρα την εβδομάδα για να τη χρησιμοποιήσουν όπως θέλουν. Αλλά αν η παραγωγικότητα υποχωρήσει, οι όροι των συμβάσεων της Perpetual Guardian σημαίνουν ότι μπορεί να ζητήσει από τους εργαζόμενους να επιστρέψουν σε πρόγραμμα πέντε ημερών.

Ρύθμιση της ισορροπίας

Το τεράστιο ενδιαφέρον για συμπύκνωση της εβδομάδας εργασίας οδήγησε τον Barnes να ξεκινήσει ένα ίδρυμα που ονομάζεται 4 Day Week Global. Έχει επίσης γράψει ένα βιβλίο και έχει περάσει μεγάλο μέρος του χρόνου του τελευταία «πίνοντας καφέ σε 76 χώρες» για να μιλήσει για το πώς θα γίνει η αλλαγή. Υπάρχει ιδιαίτερο ενδιαφέρον στο Ηνωμένο Βασίλειο, ανέφερε, συμπεριλαμβανομένων τουλάχιστον δύο μεγάλων εταιρειών που πραγματοποιούν δοκιμές (διατηρούν ένα χαμηλό προφίλ μέχρι τα αποτελέσματα, δήλωσε ο Barnes, εξηγώντας γιατί δεν μπορούσε να αποκαλύψει ποιες εταιρείες πειραματίζονται).

Γιατί ο Barnes αλλάζει τη ζωή του για να επικεντρωθεί στην αποστολή των τεσσάρων ημερών;

«Ο κόσμος περνάει από μια αρκετά φρικτή επιδημία γύρω από το άγχος, την ψυχική υγεία, την κατάρρευση σχεδόν του ελεύθερου χρόνου», δήλωσε ο Barnes στο Quartz.

Μια εβδομάδα τεσσάρων ημερών «αρχίζει να προσαρμόζει την ισορροπία», είπε. «Αυτή η ισορροπία, αφού αποκατασταθεί, ρέει μέσα σε πολλά άλλα πράγματα».

Οι λιγότερες μετακινήσεις οδηγούν σε χαμηλότερα επίπεδα ρύπανσης και περισσότερο χρόνο για τους γονείς ώστε να τον περάσουν με τα παιδιά τους, είπε ο Barnes. Οι επιδράσεις μπορούν να βοηθήσουν τις κοινωνίες να αντιμετωπίσουν το πρόβλημα της απώλειας θέσεων εργασίας λόγω της αυτοματοποίησης, υποστήριξε, επειδή οι εργαζόμενοι έχουν πλέον περισσότερο χρόνο για να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους. Οι συντομευμένες εβδομάδες εργασίας μπορούν επίσης να αλλάξουν τη δυναμική των μισθολογικών διαφορών μεταξύ των δύο φύλων, επειδή οι γυναίκες που επιστρέφουν στην εργασία αφού γίνουν μητέρες – μια στιγμή στη σταδιοδρομία που, όπως δείχνουν έρευνες, είναι συχνά η αρχή της απόκλισης των αμοιβών των γυναικών από τους άνδρες, που καταλήγουν να είναι χαμηλότεροι – μπορούν να διαπραγματευτούν με βάση την παραγωγή, όχι τον χρόνο που περνούν στο γραφείο.

«Δίνει πίσω ελεύθερο χρόνο», είπε ο Barnes. «Και επειδή βάζει τις εταιρείες σε σκέψεις για την παραγωγή, όχι για το χρόνο στο γραφείο, οδηγεί επίσης στην κατεύθυνση προς μια πλήρως ευέλικτη εργασία».

Το κείμενο δημοσιεύθηκε στο world economic forum.org, σε συνεργασία με το Quartz, και συγγραφέας είναι η Cassie Werber