Το Ειδικό Ληξιαρχείο του Υπουργείου Εσωτερικών έχει μια ιδιαιτερότητα που δεν συναντάται σε καμία άλλη ληξιαρχική υπηρεσία της χώρας: εξυπηρετεί το σύνολο των Ελλήνων που οφείλουν να δηλώσουν ληξιαρχικά γεγονότα τα οποία συνέβησαν εκτός Ελλάδας. Γεννήσεις, γάμοι και θάνατοι από κάθε σημείο του πλανήτη καταλήγουν σε μία και μόνη υπηρεσία, με τον αντίστοιχο φόρτο και τις αντίστοιχες καθυστερήσεις.

Για την αντιμετώπιση αυτής της πραγματικότητας, η Γενική Γραμματεία Εσωτερικών και Οργάνωσης έθεσε σε λειτουργία ψηφιακή πλατφόρμα προέγκρισης αιτημάτων καταχώρισης ληξιαρχικών πράξεων. Το θεσμικό πλαίσιο διαμορφώθηκε με τον ν. 5321/2026, ο οποίος προέβλεψε για πρώτη φορά την ψηφιακή δήλωση των ληξιαρχικών γεγονότων.

Η διαδικασία είναι σαφής. Ο πολίτης, ο ίδιος ή ο πληρεξούσιός του, υποβάλλει αρχικά την αίτησή του μέσω της πλατφόρμας και στη συνέχεια αποστέλλει ταχυδρομικά τα πρωτότυπα δικαιολογητικά. Με τον τρόπο αυτό, η υπηρεσία προβαίνει σε αρχική αξιολόγηση της εγκυρότητας και της πληρότητας των στοιχείων, ενώ η οριστική καταχώριση πραγματοποιείται απομακρυσμένα, χωρίς να απαιτείται υποχρεωτικά η φυσική παρουσία του ενδιαφερομένου. Για τον Έλληνα της διασποράς, αυτό συνιστά ουσιαστική και μετρήσιμη διευκόλυνση.

Τα πρώτα αποτελέσματα επιβεβαιώνουν την αναγκαιότητα του εγχειρήματος: στις πρώτες 50 ημέρες λειτουργίας, οι αιτήσεις που υποβλήθηκαν ξεπέρασαν τις 550. Παράλληλα, η πλατφόρμα σχεδιάστηκε με προτεραιότητα την ευχρηστία, ενσωματώνοντας όλα τα απαραίτητα στοιχεία ώστε ο ενδιαφερόμενος να ολοκληρώνει τις απαιτούμενες διαδικασίες χωρίς πρόσθετη καθοδήγηση.

Ήδη, η ταχυδρομική αποστολή των δικαιολογητικών περιορίζει την ανάγκη για προγραμματισμένα ραντεβού με φυσική παρουσία. Η εκτίμησή μας είναι ότι, εντός του επόμενου τριμήνου, η τάση αυτή θα αποτυπωθεί σε συνολική μείωση των ραντεβού για καταχώριση ληξιαρχικών πράξεων στο Ειδικό Ληξιαρχείο.

Στη Γενική Γραμματεία Εσωτερικών και Οργάνωσης του Υπουργείου Εσωτερικών επιλέγουμε τον ψηφιακό μετασχηματισμό ως στρατηγική κατεύθυνση. Όχι μόνο γιατί καθιστά την εξυπηρέτηση του πολίτη ποιοτικότερη και ταχύτερη, αλλά και γιατί ενισχύει τη διαφάνεια, επιτρέπει την αξιολόγηση της απόδοσης των δημόσιων υπηρεσιών και θεμελιώνει τη λογοδοσία τους. Διαμορφώνουμε, με άλλα λόγια, μια σύγχρονη διοικητική κουλτούρα για τη Δημόσια Διοίκηση.