Έρευνα: Οι «περιττές» συσκέψεις κοστίζουν 100 εκατ. δολάρια στις μεγάλες εταιρείες

Περιττή κρίνεται τουλάχιστον μία στις τρεις συσκέψεις, στις οποίες πρέπει να συμμετέχουν οι εργαζόμενοι, σύμφωνα με έρευνα που δημοσιεύει το Bloomberg, υπογραμμίζοντας ότι αυτά τα «αχρείαστα» meetings κοστίζουν εκατομμύρια στις μεγάλες εταιρείες.

Η έρευνα, που διεξήχθη το περασμένο καλοκαίρι από τον Steven Rogelberg, καθηγητή στο Πανεπιστήμιο της Βόρειας Καρολίνας στο Charlotte, ζήτησε από 632 υπαλλήλους σε 20 κλάδους να μετρήσουν πόσο χρόνο ξόδεψαν από το ωράριό τους σε meetings, τι αποκόμισαν από την παρουσία τους σε αυτά και πώς ανταποκρίθηκαν στις προκλήσεις που τέθηκαν.

25.000 δολάρια ζημιά ανά εργαζόμενο

Τα αποτελέσματα δείχνουν ότι οι εργαζόμενοι ξοδεύουν περίπου 18 ώρες κατά μέσο όρο σε συσκέψεις, δεν ανταποκρίνονται τουλάχιστον στο 14% των προκλήσεων που τίθενται σε αυτές τις συσκέψεις και στην πραγματικότητα θα ήθελαν να απορρίψουν το 31% αυτών των προκλήσεων.

Συνεχίζοντας η έρευνα υπολογίζει ότι η απροθυμία των εργαζόμενων να προσέρχονται σε μη κρίσιμες συνεδριάσεις που τους επιβάλλει η εταιρεία τους, κοστίζει σε αυτή 25.000 δολάρια ανά εργαζόμενο ετησίως.

Για μία εταιρεία με πάνω από 5.000 υπαλλήλους, οι «απώλειες» φτάνουν και τα 101 εκατ. δολάρια ετησίως.

Οι εργαζόμενοι ξοδεύουν περίπου 18 ώρες την εβδομάδα κατά μέσο όρο σε συσκέψεις και απορρίπτουν μόνο το 14% των προσκλήσεων, παρόλο που προτιμούν να κάνουν πίσω από το 31% αυτών. Η απρόθυμη μετάβαση σε μη κρίσιμες συνεδριάσεις σπαταλά περίπου 25.000 δολάρια ανά εργαζόμενο ετησίως και τα σχέδια ανέρχονται σε 101 εκατομμύρια δολάρια ετησίως για κάθε οργανισμό με περισσότερους από 5.000 υπαλλήλους.

«Τα meetings έχουν κυριεύσει το χρόνο μας και αυτό κοστίζει», είπε το Rogelberg, ο οποίος ερευνά το συγκεκριμένο θέμα εδώ και δύο δεκαετίες.

«Δέχεστε μια πρόσκληση για σύσκεψη. Σκέφτεστε ότι δεν πρέπει να παρευρίσκεστε σε αυτή, κι όμως λέτε ναι. Γιατί;», αναρωτιέται.

Χαμηλή απόδοση και τάση για παραίτηση

Πολλοί δέχονται γιατί πρόκειται για μια συνήθη πρακτική στον χώρο εργασίας τους. Κανένας δεν θέλει να προσβάλει αυτόν που διοργάνωσε τη σύσκεψη και να μην εμφανιστεί σε αυτήν γιατί κρίνει ότι δεν τον αφορά.

Κάποιοι άλλοι δεν επιθυμούν να τους ξεφύγει κάποια νέα ενημέρωση σχετικά με τα θέματα της εταιρείας και γι’ αυτό δέχονται να συμμετάσχουν.

Οι περισσότεροι διευθυντές δεν συμβουλεύουν τους υφισταμένους τους για το πώς να αρνηθούν ένα meeting. Ένας από τους λόγους που δεν γίνεται αυτό είναι γιατί οι ίδιοι αισθάνονται ότι έχουν την αίσθηση του ελέγχου, εξηγεί ο Rogelberd.

Οι γυναίκες όπως καταγράφει η έρευνα, νιώθουν περισσότερο από τους άνδρες την ανάγκη να μην απορρίψουν μία σύσκεψη, υπό τον φόβο ότι μετά θα ενοχλήσουν άλλους συναδέλφους για να τις ενημερώσουν για το τι ειπώθηκε.

«Υπάρχουν μέρες και εβδομάδες, που οι συσκέψεις καθορίζουν όλο το πρόγραμμά μου», ανέφερε η Betsy Peters, αντιπρόεδρος μάρκετινγκ στη Riva, εταιρεία παροχής λογισμικού δεδομένων.

Όταν η πανδημία έπληξε την εύρυθμη λειτουργία των εταιρειών και απομάκρυνε τους εργαζόμενους από τα γραφεία τους, η Peters ζήτησε από τον Rogelberd να συμβουλεύσει τους 100 περίπου εργαζόμενους της εταιρείας, ώστε να υπάρχει καλύτερη διαχείριση του χρόνου τους.

Έκτοτε, έχει βελτιωθεί η κατάσταση, αφού έγιναν «περικοπές» στη λίστα των συμμετεχόντων και ο χρόνος των συναντήσεων έχει μειωθεί δραστικά.

«Η τυραννία της 30λεπτης συνάντησης έχει τελειώσει», ανέφερε η Peters.

Λίγες εταιρείες όμως έχουν αλλάξει το καθεστώς των συσκέψεων.

Το παράδειγμα της Microsoft

Σε προηγούμενη έρευνα Rogelberd διαπίστωσε ότι η κακή διαχείριση στο ζήτημα των συσκέψεων μπορεί να βλάψει την απόδοση των εργαζομένων και σε κάποιες περιπτώσεις να ενισχύσει τη πρόθεσή τους να παραιτηθούν. Η πανδημία προκάλεσε ακόμα μεγαλύτερο πρόβλημα λόγω της εξ’ αποστάσεως εργασίας και της τηλεδιάσκεψης.

Στη Microsoft διαπιστώθηκε ότι από τον Φεβρουάριο του 2020 έχει υπετριπλασιαστεί ο χρόνος που δαπανούν οι εργαζόμενοι σε συσκέψεις και έχει υπερδιπλασιαστεί ο αριθμός των εβδομαδιαίων συσκέψεων.

«Οι συσκέψεις εξ’ αποστάσεως είναι πιο απαιτητικές, οδηγούν πιο εύκολα σε διάσπαση προσοχής και είναι λιγότερο αποτελεσματικές από τις κατ’ ιδίαν συναντήσεις», αναφέρει μια ομάδα ερευνητών που μελέτησε την αλλαγή στο τρόπο επικοινωνίας των ανθρώπων κατά την περίοδο του lockdown το 2020.

Οι διευθυντές, που ξοδεύουν περίπου 20% περισσότερο χρόνο σε συσκέψεις από τον μέσο υπάλληλο, πρέπει να είναι πιο συνετοί όσον αφορά τον αριθμό διοργάνωσης meetings και να αφήνουν τους ανθρώπους να έχουν το δικαίωμα άρνησης, είπε ο Rogelberg.

Η μείωση των συσκέψεων αυξήθηκαν κατά 84% τον περασμένο χρόνο, σύμφωνα με πιο πρόσφατα στοιχεία της Microsoft, αλλά αυτό είναι πιθανό να οφείλεται στο γεγονός ότι οι αλληλεπικαλυπτόμενες συναντήσεις αυξήθηκαν κατά 46% την ίδια περίοδο.

 «Αν δεν μπορείτε να σκεφτείτε ερωτήσεις, δεν θα έπρεπε να βρίσκεστε στη συνάντηση», είπε ο Rogelberg.

Η συμμετοχή των εργαζόμενων μόνο σε ένα μέρος της σύσκεψης βοηθάει επίσης στη βελτίωση της απόδοσής τους, σύμφωνα με την έρευνα.

Οι συμμετέχοντες εργαζόμενοι στην έρευνα του Rogelberg είπαν ότι καταλήγουν να κάνουν πολλές εργασίες παράλληλα  κατά τη διάρκεια του 70% ενός «περιττού» meeting.

Για να υπολογίσει τη δαπάνη των περιττών συσκέψεων, ο Rogelberg υπολόγισε την ωριαία αμοιβή των εργαζομένων με βάση τον μισθό και τις ώρες εργασίας την εβδομάδα.

Διαβάστε επίσης:

Ενεργειακή κρίση: Χειρότερη από το 2009 η ύφεση στην Ευρώπη αν δεν βρεθεί λύση