Με τον “βομβαρδισμό” των emails που δέχεται ο μέσος εργαζόμενος στο γραφείο καθημερινά είναι φυσικό κάποιες φορές να γίνονται λάθη και τα μηνύματα που στέλνει να χάνουν τον επαγγελματικό χαρακτήρα τους. Για να διευκολύνουν την κατάσταση οι επιστήμονες αποφάσισαν να αποκαλύψουν ποια είναι τα λάθη που πρέπει να αποφεύγουμε όταν στέλνουμε ένα επαγγελματικό email.
Το να στέλνετε ως “επείγοντα” email που δεν είναι
Όπως ακριβώς η ιστορία με τον λύκο και τα πρόβατα, όταν το αγόρι καλούσε για βοήθεια επειδή υποτίθεται πως βρισκόταν σε κίνδυνο, όταν στην πραγματικότητα κινδύνεψε κανείς δεν τον πίστεψε. Έτσι ακριβώς και στην περίπτωση των emails αυτό το “επείγον” μήνυμα πρέπει να να είναι στα αλήθεια επείγον διαφορετικά, αν κάποια στιγμή στείλετε ένα πραγματικά επείγον μήνυμα δεν θα τραβήξετε την προσοχή κανενός.
Το να στέλνετε πολύ πρόχειρα μηνύματα
Ενώ ο τόνος των μηνυμάτων σας πρέπει να αντικατοπτρίζει απόλυτα την σχέση που έχετε με τον αποδέκτη, ωστόσο οι ειδικοί λένε ότι η χρήση ανεπίσημης γλώσσας σας κάνει να φαίνεστε και εσείς αντιεπαγγελματικοί. Για τον λόγο αυτό καλό θα ήταν να αποφεύγετε την χρήση πολλών επιφωνημάτων, ακρωνύμων και σύντομης γλώσσας, παρόμοια με αυτή που στέλνετε στα sms, όπως και επίσης να αποφεύγετε τον χρωματισμό του κειμένου σας.
Το να είστε πολύ αυστηροί
Ταυτόχρονα, όταν στέλνετε ένα μήνυμα δεν θέλετε να ακούγεστε σαν ένα ψυχρό ρομπότ. Είναι εντάξει να προσθέσετε μια μικρή δόση ενθουσιασμού και προσωπικότητας στα μηνύματα σας. Βάλτε “ψυχή” στα email σας έτσι ώστε να μην τα περάσουν σαν αυτόματα μηνύματα.
Το να απαντάτε σε όλους
Όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα να είστε σίγουροι ότι τσεκάρετε την επιλογή “απάντηση σε όλους” μόνο όταν κρίνεται ότι το συγκεκριμένο μήνυμα απευθύνεται σε όλους.
Να χρησιμοποιείται ένα αόριστο θέμα
Οι φράσεις “γεια σου”, “είμαι εγώ” και “για εσάς” το πιθανότερο είναι να μην δώσουν καμιά πληροφορία για το περιεχόμενο του μηνύματος σας, με αποτέλεσμα να κάνει τον παραλήπτη να μην το ανοίξει καν. Όλα τα email που αφορούν την δουλειά θα πρέπει να είναι αν μη τι άλλο, ξεκάθαρα και συνοπτικά. Έτσι όταν στην γραμμή του θέματος τους δίνεις ένα στοιχείο υπάρχουν μεγαλύτερες πιθανότητες να ανοίξουν και το μήνυμα σου.
Η απουσία του θέματος
Η απουσία του θέματος από ένα ηλεκτρονικό μήνυμα μπορεί να είναι η μεγαλύτερη ενόχληση για τον παραλήπτη, ο οποίος είναι αναγκασμένος να ανοίξει το μήνυμα για να καταλάβει περί τίνος πρόκειται.
Η γελοία ηλεκτρονική διεύθυνση
Όταν μιλάμε για επαγγελματικά μηνύματα οφείλεται να χρησιμοποιείται πάντα το κατάλληλο ύφος, για τον λόγο αυτό είτε στέλνετε email σε κάποιο συνάδελφο είτε σε κάποιον προϊστάμενο κάντε το από το επαγγελματική σας διεύθυνση. Οποιαδήποτε προκλητική, χυδαία, ανόητη διεύθυνση θα δώσει μια αρνητική εντύπωση για τον ίδιο τον αποστολέα. Στην προκειμένη περίπτωση το gmail αποτελεί την καλύτερη επιλογή.
Το να στέλνετε προσωπικά emails
Τα αστεία, οι συγκινητικές ιστορίες και τα σοφά γνωμικά μπορούν να φτιάξουν την ημέρα κάποιου, όταν όμως αυτά συμπεριλαμβάνονται στα μηνύματα σε μια μόνιμη βάση καταντάει κουραστικό. Όσο καλές προθέσεις και να έχετε το να βομβαρδίζετε τους συναδέλφους σας με ανάλογα email μπορεί να οδηγήσουν σε ένα αυτόματο delete.
Το να είστε απότομοι
Όσο έχετε οικειότητα με κάποιον πολλές φορές ξεχνάτε τις πολλές ευγένειες. Παρόλο αυτά όταν απευθυνόμαστε σε άτομα από τον χώρο εργασίας μας η χρήση των λέξεων “παρακαλώ”, “ευχαριστώ” και “ότι καλύτερο” είναι πάντα καλοδεχούμενες.
Το να στέλνετε emails στις 3 τα ξημερώματα
Ακόμη και αν ξυπνήσετε τα χαράματα έχοντας μια φαεινή ιδέα δεν σημαίνει ότι μπορείτε την εκφράσετε μέσω μηνύματος στον οποιοδήποτε. Αν και ο κόσμος στον οποίο ζούμε είναι ενεργός όλο το 24ωρο, οι περισσότεροι άνθρωποι θα ενοχλούνται από τα μηνύματα που στέλνονται σε ακατάλληλες ώρες. Στην καλύτερη περίπτωση θα σας περάσουν για εργασιομανή , στην χειρότερη για άτομο με εμμονές.
Τα μακροσκελή μηνύματα
Κανείς δεν κάθεται με τις ώρες να διαβάσει την ηλεκτρονική του αλληλογραφία. Ο περισσότερος κόσμος αφιερώνει απλώς μερικά δευτερόλεπτα ή δύο λεπτά για την ανάγνωση των emails. Γι’ αυτό το λόγο περιορίστε όσο μπορείτε την έκταση των μηνυμάτων σας ώστε να είστε σίγουροι ότι θα διαβαστούν. Η αρίθμηση και οι κουκκίδες μπορούν να φανούν ιδιαίτερα αποτελεσματικές, καθώς προσελκύουν ευκολότερα το μάτι του αναγνώστη, ενώ η έντονη γραφή (bold) μερικών λέξεων δίνει μια έμφαση στο μήνυμα, η οποία είναι επιθυμητή.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΑΚΟΜΗ:
http://www.mononews.gr/thelete-na-doulepsete-sti-wall-street-dite-ti-roloi-prepi-na-forate/72388