Περίοδο αναβάθμισης περνούν τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ), αφού είναι έτοιμα τα τεχνικά δελτία για το διαγωνισμό του Υπουργείου Διοικητικής Ανάπτυξης, με τον οποίο η εξυπηρέτηση πολιτών θα περάσει και στη νέα, ψηφιακή εποχή. Σε αυτό το νέο στάδιο, που προετοιμάζεται, ο πολίτης θα μπορεί να κάνει τις περισσότερες δουλειές μακριά από τα ίδια τα κέντρα, με ένα απλό κλικ από το σπίτι του. Έτσι, τα πιστοποιητικά θα εκδίδονται εξ αποστάσεως, με αυτεπάγγελτη αναζήτηση.
Η διαγωνιστική διαδικασία αναμένεται να ξεκινήσει εντός του επόμενου μήνα, αφού έχουν ήδη εγκριθεί τα τεχνικά δελτία από το Υπουργείο Ψηφιακής Πολιτικής, Τηλεπικοινωνιών και Ενημέρωσης. Στόχος των αρμόδιων Υπουργείων είναι η πραγματοποίηση της ψηφιακής μορφής των ΚΕΠ (eKEP) να ξεκινήσει ήδη την τρέχουσα χρονιά.
Στο προς υλοποίηση έργο συμπεριλαμβάνονται έξι κύριοι στόχοι:
- H προσθήκη ψηφιακών διαδικασιών, που θα αφορούν στην επικοινωνία με την υπηρεσία και την ολοκλήρωση υποθέσεων, με στόχο να εκσυγχρονιστεί η λειτουργία των Κέντρων, τόσο σε επίπεδο εργασίας των υπαλλήλων, όσο και σε επίπεδο εξυπηρέτησης των πολιτών και επιχειρήσεων.
- Η δυνατότητα να αναζητούνται αυτεπάγγελτα έγγραφα μέσω ηλεκτρονικών διαδικασιών.
- Η δημιουργία G-Cloud, προκειμένου να αναβαθμιστούν οι υποδομές της υπηρεσίας, αλλά και να διασφαλιστεί η βιωσιμότητά τους, αποτελώντας ένα ολοκληρωμένο και αυτόνομο πληροφοριακό σύστημα.
- Η ανεξαρτητοποίηση του eKEP από την Πύλη ΕΡΜΗΣ, στην οποία στηρίζεται σήμερα, για την ψηφιακή του λειτουργία.
- Η εξασφάλιση ενιαίου τρόπου λειτουργίας όλων των Κέντρων Εξυπηρέτησης Πολιτών.
- Η δυνατότητα υποβολής εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, εξ αποστάσεως.
Η ψηφιακή εποχή των ΚΕΠ αναμένεται να διευκολύνει ακόμη περισσότερο τους πολίτες, που ήδη δείχνουν να εκτιμούν την υπηρεσία, που τους εξασφάλισε την απόκτηση πολλών εγγράφων από τον ίδιο θεσμό, χωρίς να χρειάζεται να τρέχουν σε πολλές, διαφορετικές υπηρεσίες.
Τα γραφεία ΚΕΠ στην ελληνική επικράτεια αγγίζουν, σήμερα, τα 1.064, ενώ πραγματοποιούν χίλιες κατηγορίες ξεχωριστές κατηγορίες εργασιών.
Η εκτεταμένη χρήση τους αποδεικνύεται από τα νούμερα, αφού μόνο το 2017 υπολογίζεται ότι διεκπεραιώθηκαν συνολικά 8.519.381 υποθέσεις. Ωστόσο, για όλες αυτές τις υποθέσεις μέχρι τώρα απαιτούνταν η φυσική παρουσία του πολίτη, τόσο στην αρχή, για την αίτηση, όσο και, σε πολλές περιπτώσεις, σε μετέπειτα στάδια, για την κατάθεση συμπληρωματικών δικαιολογητικών.
Τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν πλέον τα ΚΕΠ, από το φόρτο των εργασιών, ήταν αυτά που έκρουσαν τον κώδωνα για την ανάγκη ψηφιοποίησης ορισμένων εργασιών. Συγκεκριμένα, πολλά προβλήματα δημιουργεί ο εξοπλισμός του συστήματος ΕΡΜΗΣ-ΚΕΠ, που θεωρείται πλέον παλιός και προκαλεί κωλύματα στην καθημερινή λειτουργία, αλλά και τον κίνδυνο, ανά πάσα στιγμή, να «πέσει» το σύστημα των παρεχόμενων υπηρεσιών. Να σημειωθεί εδώ ότι οι 3.500 υπάλληλοι χρησιμοποιούν το ΚΕΠ-BO (Back Office) για τις εργασίες της εισαγωγής, παρακολούθησης και ολοκλήρωσης των υποθέσεων, σύστημα που υπάρχει στις υποδομές του ΕΡΜΗΣ.
Το σύστημα ΕΡΜΗΣ παρέχει τη δυνατότητα για ένα μικρό αριθμό εργασιών να ολοκληρωθούν ηλεκτρονικά, χωρίς να απαιτείται η φυσική παρουσία του πολίτη και η κατάθεση δύσκολων δικαιολογητικών. Έτσι, μόνο για περιορισμένες υποθέσεις, ο πολίτης μπορεί να παραλάβει άμεσα το έγγραφο, καταχωρώντας μόνο βασικά στοιχεία, όπως αριθμό ταυτότητας και απόδειξη ΔΕΗ.
Οι περισσότερες κατηγορίες υποθέσεων εξακολουθούν να υποχρεούνται σε εξωσυστηματική εργασία, με την κατάθεση αιτήματος να γίνεται είτε μέσω πιστοποιημένων φαξ, είτε μέσω αναχρονιστικών διαδικασιών, όπως η ταχυδρομική αποστολή. Αυτό συμβαίνει κατά κύριο λόγο επειδή, παρ’ότι τα ΚΕΠ διαθέτουν τις τεχνικές δυνατότητες να πραγματοποιούν ψηφιακά υπογραφές εγγράφων και να διαβιβάζουν τα έγγραφα αυτά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν ισχύει το ίδιο και για τους υπόλοιπους εμπλεκόμενους δημόσιους φορείς.
Οι αλλαγές που προβλέπονται από τα τεχνικά δελτία, για την ψηφιοποίηση των ΚΕΠ είναι οι εξής πέντε:
- H δημιουργία ενός πληροφοριακού συστήματος «Ψηφιακό ΚΕΠ (eKEP)»
- Η αλλαγή στη διαμόρφωση της κεντρικής υποδομής και η δημιουργία εικονικού γραφείου υπαλλήλου
- Η δυνατότητα υποβολής εγκεκριμένων ηλεκτρονικών υπογραφών, μέσω της εξασφάλισης των απαραίτητων διατάξεων για τη δημιουργία τους
- Η δημιουργία υπηρεσίας αποτύπωσης, ανανέωσης και διαγραφής διαδικασιών ΚΕΠ
- Η εξασφάλιση του απαραίτητου εξοπλισμού για τους υπαλλήλους των ΚΕΠ
Εκτιμάται ότι οι αλλαγές αυτές στις εργασίες των Κέντρων Εξυπηρέτησης Πολιτών θα φέρουν ριζικές αλλαγές στη λειτουργία τους, αφού θα αποκτήσουν έναν αυτόνομο και λειτουργικό μηχανισμό, απαλλάσσοντας πολίτες και επιχειρήσεις από το ρόλο του διακινητή εγγράφων. Όλα τα έγγραφα θα εκδίδονται ηλεκτρονικά, χωρίς καμία διαδικασία σε ΚΕΠ, στους δημόσιους φορείς ή στο σύστημα ΕΡΜΗΣ. Ο ενδιαφερόμενος θα χρειάζεται απλά να συναινέσει στην αυτεπάγγελτη αναζήτησή τους.
Δηλώσεις σχετικά με το σχέδιο που καταρτίζεται από τα τεχνικά δελτία έκανε ο γενικός γραμματέας του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης, Γρηγόρης Θεοδωράκης, «Με τα ψηφιακά ΚΕΠ περνάµε στη λογική της αρχής ”µόνον άπαξ” (once only), που σηµαίνει ότι πληροφορίες και στοιχεία που έχουν προσκοµιστεί σε δηµόσιες Αρχές δεν απαιτείται να υποβληθούν ξανά. ∆ηλαδή, δικαιολογητικά θα υποβάλλονται µόνο µία φορά και από εκεί και πέρα η ∆ηµόσια ∆ιοίκηση είναι υποχρεωµένη από µόνη της να τα αναζητά και να τα παρέχει όταν αυτά ζητούνται», συμπληρώνοντας ότι θεωρεί την ψηφιοποίηση των ΚΕΠ εμβληματικό έργο, που θα συμβάλλει στο όραμα της μεταρρύθμισης και της απλοποίησης των διαδικασιών της Δημόσιας Διοίκησης.
Ο κύριος Θεοδωράκης εξηγεί ότι το σύστημα θα απλοποιηθεί τόσο, ώστε «θα αρκεί η υποβολή του αιτήµατος (online ή µε φυσική παρουσία) και άµεσα ο αιτών θα λαµβάνει την απάντηση ”έλα να πάρεις την άδειά σου” ή «δεν µπορείς να πάρεις την άδειά σου για τους X λόγους». Σημειώνει, τέλος, ότι έχει προβλεφθεί και η υπαλληλική ενίσχυση των Κέντρων, με την πρόσληψη 152 μόνιμων υπαλλήλων, μέσω ΑΣΕΠ.
Ο προϋπολογισμός του πρώτου σταδίου της ψηφιοποίησης των ΚΕΠ υπολογίζεται στα 2,4 εκατομμύρια ευρώ και θα δοθεί από τις επιχορηγήσεις του ΕΣΠΑ.